Prosedur penataan Arsip Aktif

PEMBUATAN BERKAS BARU

Memeriksa ketepatan tujuan dan kelengkapan arsip serta memisahkan jika terdapat duplikasi

Menganalisa arsip untuk menentukan indeks atau judul berkas

Menentukan klasifikasi sesuai Pola Klasifikasi Arsip

Meregistrasi arsip sesuai dengan format daftar isi berkas

Menyiapkan sarana penyimpanan arsip aktif [folder,sekat (guide), dan kertas label]

Menuliskan judul berkas (indeks) pada kertas label dan lekatkan pada tab folder

Menuliskan kode klasifikasi primer (pokok masalah) pada sekat I, sekunder (sub masalah) pada sekat II dan tersier (sub-sub masalah) pada sekat III

Memasukan arsip ke dalam folder & disusun secara berurut sesuai kronologis waktu dan arsip termuda diletakkan di urutan terdepan

Arsip yang disimpan dalam satu berkas mencerminkan satu proses kegiatan, dari proses perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan laporan kegiatan berikut lampirannya seperti foto kegiatan, copy tiket, boarding pass, bill hotel, copy kuitansi pembayaran, dll

Membuat tunjuk silang apabila arsip :

a.Mempunyai lampiran dalam media simpan yang berbeda;

b. Mempunyai lampiran berupa bahan yang terjilid;

c. Mempunyai informasi lebih dari satu.

Memasukan arsip ke dalam folder & disusun secara berurut sesuai kronologis waktu dan arsip termuda diletakkan di urutan terdepan

Arsip yang disimpan dalam satu berkas mencerminkan satu proses kegiatan, dari proses perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan laporan kegiatan berikut lampirannya seperti foto kegiatan, copy tiket, boarding pass, bill hotel, copy kuitansi pembayaran, dll

PENAMBAHAN ITEM BARU PADA BERKAS YANG SUDAH ADA

Menganalisis isi informasi arsip

Memasukan arsip ke dalam folder yang sudah ada sesuai indeks dan klasifikasinya

Menambah isi informasi arsip ke dalam daftar isi berkas

Fisik item arsip yang baru ditambah ke dalam daftar isi berkas, dipindai dan dimasukan dalam aplikasi E-Arsip

Arsip yang disimpan dalam satu berkas harus mencerminkan satu proses kegiatan, dari proses perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi dan laporan kegiatan berikut lampirannya seperti foto kegiatan, copy tiket, boarding pass, bill hotel, copy kuitansi pembayaran, dan sebagainya

PENATAAN ARSIP DI CENTRAL FILE

Membuat denah lokasi simpan arsip yang berada di lingkungan central file Eselon II

Menempatkan filing cabinet di central file yang mudah dijangkau secara ergonomis dan aman baik fisik maupun informasinya

Menata folder dan sekat di dalam filing cabinet sesuai dengan susunan pola klasifikasi Arsip

Jika indeks berupa nama wilayah maka penataan berkas diurut berdasarkan abjad nama wilayah

Jika indeks berupa tahun maka penataan berkas diurut berdasarkan Kronologis waktu

Menyusun daftar berkas

Menempatkan daftar berkas dan daftar isi berkas di laci meja petugas central file dalam kondisi terkunci

Menjaga kebersihan lingkungan central file dengan cara menghindari dari hal-hal yang merusak arsip baik fisik maupun informasinya